Kenali 8 Jenis Map Dokumen: Fungsi dan Pertimbangannya dalam Memilih

Agar dokumen cetak tersusun rapi dan tidak berantakan, biasanya kertas-kertas tersebut dijadikan satu ke dalam map dokumen. Sebagai alat pengarsipan, map dokumen sangat dibutuhkan di lingkungan dengan aktivitas administratif tinggi, seperti sekolah maupun perkantoran.

Sudahkah Anda menggunakan map untuk mengarsipkan dokumen-dokumen penting Anda? Jika belum, simak informasi tentang map dokumen berikut, mulai dari ragam jenis hingga tips membelinya.

Apa Itu Map Dokumen?

Map dokumen adalah perlengkapan arsip yang dirancang untuk menyimpan, melindungi, sekaligus mengelompokkan berbagai jenis dokumen agar tetap rapi dan mudah ditemukan. Dokumen yang disimpan dapat berupa surat, laporan, kontrak kerja, faktur, sertifikat, hingga tugas sekolah atau berkas kuliah.

Meskipun terlihat sederhana, map dokumen hadir dalam berbagai desain, ukuran, dan material yang disesuaikan dengan kebutuhan penyimpanan. Ada map yang dirancang untuk penggunaan harian, ada pula yang lebih cocok digunakan sebagai arsip jangka panjang dalam lemari penyimpanan atau filing cabinet.

Baca Juga: 17 Jenis Kertas dan Fungsinya Secara Lengkap

Apa Fungsi Map Dokumen?

Setiap jenis map memiliki peran tertentu yang membantu menjaga dokumen tetap dalam kondisi baik sekaligus mempermudah pekerjaan sehari-hari. Berikut beberapa fungsi utamanya.

1. Menjaga Dokumen Tetap Rapi

Dokumen yang dibiarkan menumpuk tanpa dibedakan menjadi kelompok tertentu akan lebih sulit dicari ketika dibutuhkan. Kondisi ini sering terjadi di kantor yang menangani banyak berkas administrasi maupun di rumah ketika berbagai dokumen penting disimpan dalam satu tempat.

Dengan menggunakan map dokumen, setiap berkas dapat dipisahkan berdasarkan kategori, seperti keuangan, legal, akademik, atau administrasi. Pengelompokan dokumen menggunakan map membantu menciptakan sistem penyimpanan yang lebih teratur sehingga proses pencarian menjadi lebih cepat dan efisien.

2. Melindungi Dokumen dari Kerusakan

Selain membantu menjaga kerapian, map juga berfungsi melindungi dokumen dari berbagai kerusakan fisik. Kertas yang disimpan tanpa pelindung lebih mudah terlipat, robek, kusut, bahkan terkena debu atau cipratan air.

Map berbahan plastik atau polypropylene, misalnya, mampu memberikan perlindungan tambahan terhadap kelembapan dan gesekan selama proses penyimpanan maupun saat dokumen dibawa bepergian. Sementara itu, map berbahan karton yang lebih tebal dapat menjaga bentuk dokumen agar tidak mudah kusut ketika ditumpuk bersama berkas lain.

3. Mempermudah Pengarsipan dan Organisasi

Ketika jumlah dokumen banyak, dibutuhkan sistem pengarsipan yang baik. Tanpa pengelompokan yang jelas, proses menemukan satu dokumen tertentu bisa memakan waktu lebih lama daripada seharusnya.

Karena itulah, banyak perusahaan menggunakan berbagai jenis map sesuai kebutuhan masing-masing divisi. Ada yang memisahkan dokumen berdasarkan proyek, tahun, klien, maupun jenis administrasi.

Sistem seperti ini membuat proses penyimpanan lebih tertata sekaligus memudahkan siapa pun yang perlu mengakses dokumen tersebut di kemudian hari.

8 Jenis Map Dokumen yang Umum Digunakan

Tidak semua map memiliki bentuk yang sama. Perbedaan desain tersebut dibuat untuk menyesuaikan jenis dokumen, kapasitas penyimpanan, hingga cara penggunaannya.

Berikut beberapa jenis map dokumen yang paling umum digunakan di sekolah, kampus, maupun lingkungan kerja.

1. Map Snelhecter

Map snelhecter merupakan salah satu jenis map yang paling sering dijumpai di lingkungan perkantoran. Ciri khasnya adalah adanya penjepit atau pengikat di bagian tengah yang digunakan untuk menahan dokumen yang sudah dilubangi.

Contoh Map Snelhecter (Sumber: Monotaro)

Karena mampu menjaga urutan dokumen tetap rapi, map ini cocok digunakan untuk menyimpan laporan berkala, proposal, dokumen administrasi, hingga arsip proyek. Selain itu, pengguna juga dapat menambah atau mengurangi isi dokumen tanpa perlu mengganti map secara keseluruhan.

2. Map Folder

Map folder merupakan pilihan praktis untuk menyimpan dokumen yang sering digunakan dalam aktivitas sehari-hari. Bentuknya sederhana tanpa mekanisme pengikat sehingga pengguna cukup menyelipkan dokumen ke bagian dalam map.

Contoh Map Folder (Sumber: Mitragraphia)

Jenis map ini banyak digunakan untuk menyimpan surat tertentu, dokumen presentasi, proposal, maupun lembar administrasi yang tidak terlalu tebal. Selain mudah digunakan, map folder juga memudahkan proses mengambil atau menambahkan dokumen.

3. Map L

Map L dikenal karena bentuknya yang menyerupai huruf “L” dengan dua sisi pelindung yang terbuka di bagian atas dan samping. Desain ini membuat dokumen dapat dimasukkan tanpa perlu dilubangi terlebih dahulu.

Contoh Map L (Sumber: Monotaro)

Map ini sangat cocok digunakan untuk menyimpan ijazah, sertifikat, formulir, maupun dokumen presentasi yang harus tetap bersih dan bebas dari bekas perforator (pelubang kertas). Selain itu, karena terbuat dari plastik transparan, isi map juga dapat langsung terlihat tanpa harus dibuka.

4. Map Expanding File

Berbeda dengan map biasa, expanding file memiliki beberapa sekat yang dapat digunakan untuk memisahkan dokumen berdasarkan kategori tertentu.

Jenis map ini sangat membantu bagi pengguna yang harus membawa banyak dokumen sekaligus, misalnya staf administrasi, tenaga pemasaran, mahasiswa, maupun guru. Setiap kompartemen dapat diberi label sehingga proses pencarian dokumen menjadi jauh lebih praktis tanpa perlu membuka seluruh isi map.

5. Map Ordner

Untuk kebutuhan arsip dalam jumlah besar, map ordner menjadi salah satu pilihan yang paling banyak digunakan. Ordner memiliki mekanisme cincin logam yang mampu menampung ratusan lembar dokumen secara rapi.

Contoh Map Ordner (Sumber: Magnific/Freepik)

Map ini umum ditemukan di ruang arsip perusahaan, kantor pemerintahan, maupun instansi pendidikan karena mampu menyimpan dokumen dalam jangka panjang. Punggung ordner juga biasanya dilengkapi label sehingga setiap arsip dapat diidentifikasi dengan cepat ketika disusun di rak.

6. Map Hanging Folder

Hanging folder dirancang khusus untuk digunakan pada filing cabinet. Di bagian atasnya, terdapat kait yang memungkinkan map digantung pada rel penyimpanan.

Sistem ini membantu pengguna menghemat ruang sekaligus mempermudah pencarian arsip karena setiap map dapat digeser sesuai kebutuhan. Oleh sebab itu, hanging folder banyak dimanfaatkan oleh perusahaan yang memiliki volume dokumen cukup besar dan membutuhkan sistem arsip yang sistematis.

7. Map Plastik Transparan

Map plastik transparan menawarkan kemudahan dalam mengidentifikasi isi dokumen tanpa harus membuka map terlebih dahulu. Hal ini sangat membantu ketika Anda perlu mengambil dokumen tertentu dengan segera.

Selain praktis, material plastik juga lebih tahan terhadap cipratan air ringan dibandingkan map berbahan kertas. Karena itulah, map transparan banyak digunakan untuk proposal, brosur, formulir, maupun dokumen yang sering berpindah tangan.

8. Map Kancing atau Envelope Folder

Map kancing, atau sering disebut envelope folder, memiliki penutup dengan kancing plastik sehingga isi dokumen tidak mudah keluar saat dibawa bepergian.

Jenis map ini cocok digunakan untuk membawa dokumen penting, seperti kontrak, kuitansi, laporan proyek, hingga berkas administrasi yang harus tetap lengkap selama perjalanan.

Beberapa produk juga tersedia dalam ukuran lebih besar sehingga mampu menampung dokumen tanpa perlu dilipat.

Bagaimana Memilih Map Dokumen yang Tepat?

Agar tidak salah pilih, ada beberapa hal yang sebaiknya dipertimbangkan sebelum membeli map dokumen.

1. Sesuaikan dengan Jenis Dokumen

Langkah pertama adalah mengenali jenis dokumen yang akan disimpan. Dokumen sering dicari tentu membutuhkan map berbeda dibandingkan arsip yang hanya disimpan dalam jangka panjang.

Sebagai contoh, map L lebih sesuai untuk sertifikat atau dokumen yang tidak boleh dilubangi. Sebaliknya, jika Anda mengelola laporan rutin dengan jumlah banyak, ordner atau snelhecter lebih sering dipilih karena mudah untuk menambahkan dokumen baru.

2. Pertimbangkan Kapasitas Penyimpanan

Jumlah dokumen juga perlu menjadi pertimbangan. Menggunakan map berkapasitas kecil untuk menyimpan berkas yang terus bertambah justru membuat dokumen mudah rusak dan sulit diakses.

Apabila kebutuhan penyimpanan cukup banyak, Anda dapat memilih expanding file atau ordner yang dirancang untuk menampung lebih banyak lembar sekaligus tetap menjaga susunannya tetap rapi.

3. Pilih Material yang Tahan Lama

Selain bentuk, material map turut memengaruhi daya tahannya. Map berbahan karton cocok untuk penggunaan ringan, sedangkan plastik atau polypropylene lebih pas apabila dokumen sering dibawa berpindah tempat atau membutuhkan perlindungan tambahan terhadap kelembapan.

Memilih material yang tepat juga membantu memperpanjang usia pakai map sehingga Anda tidak perlu terlalu sering menggantinya.

4. Perhatikan Kemudahan Akses

Terakhir, pertimbangkan seberapa sering dokumen akan digunakan. Dokumen yang diakses setiap hari sebaiknya disimpan menggunakan map yang mudah dibuka dan ditutup agar proses kerja menjadi lebih cepat.

Sebaliknya, untuk arsip yang jarang dibuka, Anda dapat memilih map dengan sistem penguncian atau pengikat yang lebih kuat sehingga dokumen tetap tersimpan dengan aman hingga diperlukan kembali.

Baca Juga: Buku Tulis: Jenis, Ukuran, dan Rekomendasi Merek Bagus

Material Map Dokumen dan Kelebihannya

Material map yang tepat dapat membantu menjaga dokumen tetap awet, sementara material yang kurang sesuai justru membuat map cepat rusak atau tidak mampu melindungi isi di dalamnya.

Oleh karena itu, sebelum membeli, ada baiknya Anda mengenali karakteristik setiap bahan map yang umum di pasaran.

1. Karton

Map berbahan karton banyak dijumpai di sekolah, kampus, maupun kantor. Material ini relatif ringan, mudah diberi label, dan tersedia dalam berbagai pilihan warna sehingga memudahkan pengelompokan dokumen berdasarkan kategori tertentu.

Selain harganya yang ekonomis, map karton juga cocok untuk menyimpan dokumen yang tidak terlalu sering dipindahkan. Namun, karena berbahan dasar kertas tebal, jenis ini kurang ideal digunakan pada lingkungan dengan tingkat kelembapan tinggi atau untuk membawa dokumen saat bepergian karena lebih rentan kusut dan rusak apabila terkena air.

2. Plastik

Jika Anda membutuhkan map yang lebih fleksibel untuk penggunaan sehari-hari, material plastik dapat menjadi pilihan. Dibandingkan karton, map plastik lebih tahan terhadap cipratan air, tidak mudah sobek, dan lebih awet ketika sering dibuka maupun dibawa berpindah tempat.

Karena keunggulan tersebut, map plastik banyak digunakan untuk menyimpan dokumen presentasi, formulir, sertifikat, hingga berkas administrasi yang harus tetap bersih.

3. PVC atau Polypropylene

Untuk kebutuhan yang lebih intensif, banyak produsen menggunakan material PVC atau polypropylene. Kedua bahan ini dikenal memiliki ketahanan yang lebih baik terhadap benturan, kelembapan, maupun penggunaan dalam jangka panjang.

Map berbahan polypropylene, misalnya, cenderung lebih lentur sehingga tidak mudah retak ketika sering digunakan. Sementara itu, PVC menawarkan struktur yang lebih kokoh sehingga cocok untuk map yang harus menampung dokumen dalam jumlah cukup banyak.

Oleh karena itu, material ini sering digunakan pada ordner, expanding file, maupun map arsip berkualitas tinggi.

Kesalahan Umum saat Memilih Map Dokumen

Banyak orang memilih map hanya berdasarkan harga atau tampilannya. Akibatnya, map cepat rusak atau justru menyulitkan proses pengarsipan. Agar hal tersebut tidak terjadi, cermati beberapa kesalahan dalam memilih map dokumen berikut yang sebaiknya perlu Anda hindari.

1. Memilih Ukuran yang Tidak Sesuai

Ukuran map perlu disesuaikan dengan ukuran dokumen yang akan disimpan. Menggunakan map yang terlalu kecil membuat kertas mudah terlipat, sedangkan map yang terlalu besar justru membuat dokumen mudah bergeser di dalamnya.

Sebagai contoh, dokumen berukuran A4 sebaiknya disimpan menggunakan map yang memang dirancang untuk ukuran tersebut. Dengan begitu, dokumen tetap rapi sekaligus lebih terlindungi selama proses penyimpanan.

2. Mengabaikan Kapasitas Penyimpanan

Kesalahan lain yang cukup sering terjadi adalah menggunakan map dengan kapasitas yang tidak memadai. Akibatnya, dokumen dipaksakan masuk hingga map menggelembung, pengikat menjadi cepat rusak, atau kertas justru mudah kusut.

Apabila jumlah dokumen diperkirakan akan terus bertambah, sebaiknya pilih map yang memang dirancang untuk kapasitas besar, seperti ordner atau expanding file. Dengan begitu, penyimpanan tetap rapi tanpa perlu sering mengganti map baru.

3. Tidak Memperhatikan Ketahanan Material

Material sering kali dianggap sebagai hal sepele, padahal hal ini sangat menentukan umur pakai map. Misalnya, map karton yang digunakan untuk aktivitas lapangan akan lebih cepat rusak dibandingkan map berbahan plastik atau polypropylene.

Karena itu, sesuaikan material dengan intensitas penggunaan. Jika map sering dibawa ke luar kantor atau berpindah tangan, pilih bahan yang lebih kuat agar dokumen tetap terlindungi dan map dapat digunakan lebih lama.

Mengapa Pemilihan Map Dokumen yang Tepat Penting?

Sekilas, semua map mungkin terlihat sama. Namun, pemilihan map yang tepat dapat membantu menjaga dokumen tidak rusak hingga meningkatkan sistem pengarsipan.

1. Mendukung Efisiensi Kerja

Ketika setiap dokumen tersimpan sesuai kategorinya, waktu yang dibutuhkan untuk mencari arsip menjadi jauh lebih singkat. Hal ini sangat membantu, terutama di lingkungan kerja yang setiap hari menangani puluhan hingga ratusan dokumen.

Selain menghemat waktu, sistem penyimpanan yang rapi juga membantu mengurangi kesalahan, seperti tertukarnya berkas antarproyek atau hilangnya dokumen penting.

2. Membantu Pengelolaan Arsip

Semakin banyak dokumen yang dimiliki, semakin penting pula sistem pengarsipan yang terstruktur. Dengan memilih jenis map yang sesuai, proses penyimpanan berdasarkan divisi, tahun, klien, atau kategori dokumen dapat dilakukan secara lebih konsisten.

Kondisi ini memudahkan siapa pun yang bertanggung jawab terhadap arsip untuk menemukan dokumen lama tanpa harus membongkar seluruh rak penyimpanan.

3. Menjaga Dokumen Tetap Aman dan Profesional

Dokumen yang tersimpan dalam map yang sesuai akan terlihat lebih rapi ketika diberikan kepada klien, mitra bisnis, maupun instansi lain. Hal seperti ini turut mencerminkan profesionalisme serta kepedulian terhadap administrasi.

Di sisi lain, perlindungan yang diberikan map juga membantu mengurangi risiko dokumen rusak akibat lipatan, gesekan, atau penyimpanan yang kurang tepat. Dengan demikian, dokumen penting tetap berada dalam kondisi baik hingga benar-benar dibutuhkan.

Baca Juga: Pensil: Jenis, Tingkatan, Fungsi, dan Rekomendasi Merek

Lengkapi Kebutuhan Map Dokumen Berkualitas di Anjaya Sejati

Memilih map dokumen yang tepat tidak hanya membantu menjaga berkas tetap rapi, tetapi juga membuat proses penyimpanan, pencarian, hingga pengelolaan arsip menjadi lebih efisien. Ketika jenis, kapasitas, dan material map disesuaikan dengan kebutuhan, dokumen penting dapat tersimpan lebih aman sekaligus lebih mudah diakses kapan pun diperlukan.

Jika Anda sedang mencari toko ATK Bandung yang menyediakan berbagai jenis map dokumen untuk kebutuhan sekolah, kantor, instansi, maupun bisnis, Anjaya Sejati siap menjadi mitra yang dapat diandalkan.

Sebagai distributor ATK Bandung yang berdiri sejak 1946, Anjaya Sejati menyediakan beragam perlengkapan alat tulis dan kebutuhan perkantoran dengan stok yang lengkap dan siap kirim.

Anda juga dapat menikmati harga grosir yang lebih hemat, penawaran khusus untuk pembelian dalam jumlah besar, layanan custom potong kertas tanpa biaya tambahan, hingga gratis ongkos kirim untuk area Bandung dan Jawa Barat sesuai ketentuan.

Kunjungi website Anjaya Sejati untuk menemukan berbagai pilihan produk yang dapat memenuhi kebutuhan ATK untuk sekolah, kantor, maupun perusahaan Anda.

Cari ATK? Anjaya Sejati aja!

FAQ

1. Apa perbedaan map L dan map folder?

Map L memiliki dua sisi pelindung berbentuk huruf “L” sehingga dokumen dapat diselipkan tanpa dilubangi. Sementara itu, map folder berbentuk lipatan biasa yang cocok untuk menyimpan dokumen harian dalam jumlah tidak terlalu banyak. Pemilihannya dapat disesuaikan dengan frekuensi penggunaan dan jenis dokumen yang ingin disimpan.

2. Jenis map dokumen apa yang paling cocok untuk arsip kantor?

Untuk arsip kantor, pilihan map bergantung pada jumlah dan jenis dokumen. Ordner cocok untuk penyimpanan dokumen dalam jumlah besar, snelhecter pas untuk dokumen berlubang yang terus diperbarui, sedangkan hanging folder lebih efektif apabila perusahaan menggunakan filing cabinet sebagai sistem pengarsipan.

3. Material map dokumen apa yang paling awet?

Map berbahan plastik, PVC, atau polypropylene umumnya lebih kuat dibandingkan karton karena lebih tahan terhadap kondisi lembap, sobekan, dan penggunaan berulang. Material tersebut cocok digunakan apabila dokumen sering dibawa atau disimpan dalam jangka waktu lama.

4. Bagaimana cara memilih ukuran map dokumen yang tepat?

Pastikan ukuran map mengikuti ukuran dokumen yang akan disimpan, misalnya A4, F4, atau legal. Hindari menggunakan map yang terlalu kecil karena dapat membuat dokumen terlipat, maupun map yang terlalu besar karena membuat berkas mudah bergeser dan kurang rapi.

5. Di mana bisa membeli map dokumen yang lengkap untuk kebutuhan kantor dan sekolah?

Anda dapat membeli map dokumen di toko alat tulis yang menyediakan pilihan produk lengkap dan berkualitas. Jika membutuhkan berbagai jenis map beserta perlengkapan kantor lainnya dalam satu tempat, Anjaya Sejati menyediakan beragam pilihan ATK untuk kebutuhan sekolah, perkantoran, instansi, hingga pembelian grosir dengan layanan yang praktis dan harga yang kompetitif.